منشی تلفنی

منشی تلفنی

از آنجایی که ارتباط، اصلی ترین عامل زندگی برای بشریت است و انسان ها برای تداوم زندگی، به حضور یکدیگر و مراوده با هم نیاز دارند و وابستگی و دلبستگی زیادی بین خانواده ها، اقوام و دوستان وجود دارد؛ همه این ها به این معنی است که مطلع بودن از حال یکدیگر، برای انسان ها مهم است. بعد از اینکه تلفن و تلفن همراه به جهان اضافه شد، درصد بالایی از نگرانی، دغدغه، و آشفتگی های روزمره برای همیشه از بین رفت، وسیله ای که با ابداعش کارهای روزمره آسان تر شدند و تاثیراتی قابل توجهی بر روی فعالیت های انسان ها گذاشت. و همینطور مانع از ترافیک های بسیار و رفت و آمدهای بی دلیل شد و کمک کرد تا کارهایی که به شکل حضوری انجام میشد را با یک تلفن حل کرد. اما نکته ای که وجود دارد این است که گاهی همین تلفن و تلفن های همراه، که باعثِ عدم نگرانی میشود هم پاسخگوی افراد به یکدیگر نیستند؛ اما در اینجا حضورِ یک منشی تلفنی، چه در ادارات، موسسات، مراکز و شرکت ها، و چه روی تلفن شخصی افراد، بسیار حائز اهمیت است.

در این مقاله ما میخواهیم بدانیم که یک سرویس منشی تلفنی چگونه عمل می‌کند؟

یک شرکت، مرکز و یا یک موسسه، با تمامِ عوامل و پرسنلی که دارد، گاهی ممکن است نتواند پاسخگوی ارباب رجوع خود باشد، اما با داشتنِ یک سرویس منشی تلفنی مجازی یا تلفن گویا، این امکان به راحتی وجود دارد تا برای زمان یا زمان هایی که نمی تواند به تماسها پاسخ دهد، منشی تلفنی این وظیفه را به عهده بگیرد.

 با خریدنِ سرویس منشی تلفنی، مرکز، دفتر، اداره و یا سازمان، یک خط تلفن ثابت با پیش شماره ۲ و یک خط فکس اختصاصی در اختیارتان قرار می گیرد. برای تهیه این شماره تلفن ثابت، هیچ احتیاجی به  دفتر کار و یا هر محل و یا مکان فیزیکی دیگری نیست. و فرد  از هر جایی، می تواند از خط ثابت خود استفاده کند.

افراد می توانند، این شماره تلفن ثابت را به عنوان شماره تلفن ثابت کسب و کار خود، در اختیار مشتریان قرار دهند و بعد از تهیه آن، می توانند برای خط ثابت خودشان، داخلی‌های متعددی چه برای تلفن همراه و چه هر شماره دیگری در ایران تعریف کنند.

زمانی که افراد و مشتریان با شماره تلفن ثابت اختصاصی شما تماس بر قرار می کنند، با صدا و پیامی که از قبل ضبط شده، به شما پاسخ می دهند. این پیام ها، با صدا و جملاتی مختص به کار و سوال شما، روی پیغامگیر تلفن همراه، تلفن منزل و تلفن شرکت و یا محلِ تجاری یا فرهنگی شما قرار میگیرد.

نکته ی دیگری که بسیار اهمیت دارد، صدای گوینده منشی تلفن است. فرقی ندارد که صاحب صدا، زن و یا مرد باشد، چیزی که اهمیت دارد این است که صدای پشت خط تلفن و یا همان منشی تلفنی، باید بسیار واضح، مطمئن و با لحنی شمرده شمرده باشد. زیبایی و جنس صدا هم در این بین، تاثیر بسیار زیادی روی شنوده و فرد پشت خط تلفن دارد. اما بعد از صدای اُپراتور، صدای فردی دیگری که به آن وصل شده اید هم بسیار مهم است و اینجا دیگر فقط صدا مهم نیست، بلکه اخلاق و صبر منشی تلفنی هم اهمیت دارد. او باید با حوصله و در کمال آرامش به یک یک سوالات افراد پاسخ دهد و او را به خوبی راهنمایی کند. چرا که این رفتار باعث جلب و اعتماد مشتری میشود و او را مصمم می کند تا پیگیر کار خود شود.

منشی تلفنی صرف صدا چه ویژگی هایی را باید دارا باشد؟

1-مدیریت شبانه روزی تماسها

اولین موردی که بسیار اهمیت دارد، این است که آن مرکز، شرکت و یا موسسه، هیچ تماسی را از دست ندهد. پس نخستین ویژگی منشی تلفنی، این است که در 24 ساعت، هر تماسی که گرفته میشود را با کد و شماره های تعیین شده، به فرد مربوطه به آن مکان وصل کند. با این وجود، افراد میتوانند برای ساعت های غیراداری، برنامه خود را تغییر داده و تمام تماسها، به شکل مستقیم، به متصدیان مربوطه وصل شود.

۲. یک منشی شایسته، باید جواب تمام تماس ها را بدهد.

داشتن یک منشی حضوری، برای جواب دادن، به تمامی تماس ها، اصلا کار آسانی نیست. پس یک منشی تلفنی می‌تواند در صرفه جویی از وقت به شما کمک بزرگی بکند. و به جای اینکه که فرد مجبور باشد، تمام زمان را پشت میز بنشینید و جوابگوی  تلفن ها باشد، می‌تواند به کارهای دیگر رسیدگی کند.

۳. اعتبار حرفه‌ای‌ خود را حفظ کنید

 با خریداری سرویس منشی تلفنی، یک خط تلفن ثابت با پیش شماره ۲ هم بلافاصله و به شکلِ اختصاصی به افراد واگذار می شود. در جریان هستید  که برای تجارت و کسب و کار، دارا بودنِ شماره تلفن ثابت، به مراتب اعتبار بیشتری، نسبت به تلفن همراه دارد. چون زمانی که تماس‌ها بی وقفه و سریع، پاسخ داده می‌شوند، تأثیر بسیار خوبی بر روی مشتری می‌گذارد. و این برای مشتریان بسیار اهمیت دارد. منشی تلفنی تماس‌ها را به نام مرکز، کارخانه و یا شرکت پاسخ می‌دهد، پیام را دریافت می‌کند و یا تماس را به شخص مورد نظر انتقال میدهد.

۴. منشی تلفنی، صرفه‌جویی در هزینه‌های خدمات مشتریان

این که به جای استخدام منشی حضوری برای رسیدگی به تماس‌های کاری، از منشی تلفنی، استفاده شود، بخشِ قابلِ توجهی از هزینه ها کاسته میشود. این سرویس که جایگزین مناسبی برای استخدام منشی حضوری است، به جهت اُپراتوری بودن، قابلیت بیشتری برای پاسخگویی دارد و با این تفاوت که هزینه استفاده از منشی مجازی، بر طبقِ ساعت پاسخگویی اپراتور است و متصدیان امر، از تمام هزینه‌ ها، مثل مالیات، استخدام و آموزش معاف میشوند.

این 4 مورد به خوبی نشان می‌دهد که استفاده از منشی تلفنی برای تجارت و کارها، تا چه اندازه مهم و مفید است.

سایت اختصاصی صدا و نریشن چکاوا هم در این زمینه فعالیت هایی دارد که می تواند به صاحبان کار و مشاغل در این راستا کمک کند. اگر به دنبال صدایی برای منشی تلفنی خود هستید، با شماره های 09351024808 و 09201024808  تماس حاصل کنید.

مقاله مرتبط:

اشتراک گذاری این مطلب

مطالب مرتبط

نخستین وعده دیدار
مقاله

نخستین وعده دیدار

جنگ جهانی دوم از سال 1939 آغاز شد و در سال 1945 به پایان رسید. در این میان فرانسه در سال 1940 سقوط کرد. اما

امتیاز دهی به این مطلب

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

20 − 10 =