منشی تلفنی

از آنجایی که ارتباط، اصلی ترین عامل زندگی برای بشریت است، انسان ها برای تداوم زندگی، به حضور یکدیگر و مراوده با هم نیاز دارند

همچنین وابستگی و دلبستگی زیادی بین خانواده ها، اقوام و دوستان وجود دارد، همه این ها به این معنی است که مطلع بودن از حال یکدیگر، برای انسان ها مهم است.
بعد از اینکه تلفن و تلفن همراه به جهان اضافه شد، درصد بالایی از نگرانی، دغدغه، و آشفتگی های روزمره برای همیشه از بین رفت. وسیله ای که با ابداعش کارهای روزمره آسان تر شدند و تاثیراتی قابل توجهی بر روی فعالیت های انسان ها گذاشت.
همینطور مانع از ترافیک های بسیار و رفت و آمدهای بی دلیل شد و کمک کرد تا کارهایی که به شکل حضوری انجام میشد را با یک تلفن حل کرد.

اما نکته ای که وجود دارد این است که گاهی همین تلفن و تلفن های همراه، که باعث عدم نگرانی میشود هم پاسخگوی افراد به یکدیگر نیستند؛ که در اینجا حضور یک منشی تلفنی، چه در ادارات، موسسات، مراکز و شرکت ها، و چه روی تلفن شخصی افراد، بسیار حائز اهمیت است.

در این مقاله ما میخواهیم بدانیم که یک سرویس منشی تلفنی چگونه عمل می‌کند؟

یک شرکت، مرکز و یا یک موسسه، با تمام عوامل و پرسنلی که دارد، گاهی ممکن است نتواند پاسخگوی ارباب رجوع خود باشد، اما با داشتن یک سرویس منشی تلفنی مجازی یا تلفن گویا، این امکان به راحتی وجود دارد تا برای زمان یا زمان هایی که نمی تواند به تماسها پاسخ دهد، منشی تلفنی این وظیفه را به عهده بگیرد.

 با خریدن سرویس منشی تلفنی، مرکز، دفتر، اداره و یا سازمان، یک خط تلفن ثابت با پیش شماره ۲ و یک خط فکس اختصاصی در اختیارتان قرار می گیرد.
برای تهیه این شماره تلفن ثابت، هیچ احتیاجی به  دفتر کار و یا هر محل و یا مکان فیزیکی دیگری نیست. و فرد  از هر جایی، می تواند از خط ثابت خود استفاده کند.

افراد می توانند، این شماره تلفن ثابت را به عنوان شماره تلفن ثابت کسب و کار خود، در اختیار مشتریان قرار دهند و بعد از تهیه آن، می توانند برای خط ثابت خودشان، داخلی‌های متعددی چه برای تلفن همراه و چه هر شماره دیگری در ایران تعریف کنند.

زمانی که افراد و مشتریان با شماره تلفن ثابت اختصاصی شما تماس بر قرار می کنند، با صدا و پیامی که از قبل ضبط شده، به شما پاسخ می دهند. این پیام ها، با صدا و جملاتی مختص به کار و سوال شما، روی پیغامگیر تلفن همراه، تلفن منزل و تلفن شرکت و یا محلِ تجاری یا فرهنگی شما قرار میگیرد.

نکته ی دیگری که بسیار اهمیت دارد، صدای گوینده منشی تلفن است. فرقی ندارد که صاحب صدا، زن و یا مرد باشد، چیزی که اهمیت دارد این است که صدای پشت خط تلفن و یا همان منشی تلفنی، باید بسیار واضح، مطمئن و با لحنی شمرده شمرده باشد. زیبایی و جنس صدا هم در این بین، تاثیر بسیار زیادی روی شنوده و فرد پشت خط تلفن دارد. اما بعد از صدای اُپراتور، صدای فردی دیگری که به آن وصل شده اید هم بسیار مهم است و اینجا دیگر فقط صدا مهم نیست، بلکه اخلاق و صبر منشی تلفنی هم اهمیت دارد. او باید با حوصله و در کمال آرامش به یک یک سوالات افراد پاسخ دهد و او را به خوبی راهنمایی کند. چرا که این رفتار باعث جلب و اعتماد مشتری میشود و او را مصمم می کند تا پیگیر کار خود شود.